先判斷工作與環境是否相配
Microsoft 365 Copilot 較適合已使用 Microsoft 365 Business 或經 iGears 購買 Microsoft，且工作集中於相關電郵、文件、會議及協作工具的機構。Microsoft 365 Copilot 是附加於 Microsoft 365 商務方案的授權。其他電郵／生產力環境可評估 HumanLevelUP，而不是先假設必須遷移。
準備清單一：授權與 tenant
記錄現有 Microsoft 365 方案、人數、管理員及購買渠道，確認所需附加授權、帳戶及租戶設定。iGears 是 Microsoft 授權經銷，可協助授權、tenant 設定、導入及支援。授權價格及條款因方案、人數及承諾期而異，並由 Microsoft 不時調整；我們會在諮詢後提供書面報價。
準備清單二：權限與過度分享
導入前檢視分享設定，確認各角色只可存取合適資料。
詳細考慮
檢視 SharePoint、Teams、OneDrive、郵箱及文件的權限、公開連結與過期成員。確認部門及角色只可存取應有資料，再用不同角色測試。AI 可令原有可存取資料更容易被找到，因此既有權限及分享設定需要在推廣前處理。
準備清單三：小組用戶與用例
選擇實際用家，定義用例、覆核人及可量度基線。
詳細考慮
選擇真正處理目標工作的同事，定義輸入、輸出、覆核人及完成標準。以整理長電郵、會議行動清單或文件初稿等工作建立基線，記錄耗時、更正與可用比例。不要只以登入人數判斷成功。
準備清單四：員工培訓
培訓須涵蓋資料界線、提示語及輸出覆核。
詳細考慮
教導同事提供任務背景、可用來源、輸出格式及資料界線，並覆核事實、數字、來源與語氣。現有 60 分鐘 Copilot 工作坊可作導入服務的一部分，實際範圍及安排在諮詢後確認。
準備清單五：治理與持續採用
指定授權、權限及事故負責人，定期檢視採用成效。
詳細考慮
指定授權、權限、使用政策及事故處理負責人，建立問題升級、提示範本及定期成效檢視。觀察完成工作、輸出品質、覆核成本與使用率，再逐步擴展；持續支援須涵蓋資料及工具條款變更。
何時 HumanLevelUP 可能更適合？
其他電郵平台可評估獨立產品 HumanLevelUP。
詳細考慮
若主要工作位於其他電郵平台、需要特定接駁或不以 Microsoft 365 為核心，HumanLevelUP 可作電郵 AI 同事的候選。按現有工具、資料處理與整合需求比較。HumanLevelUP 是 iGears 的獨立產品。
需要私有 AI 或混合路線嗎？
按受控工作需求，評估私有 AI 與 Copilot 組合。
詳細考慮
若工作涉及受控內部知識、自建系統或指定資料處理環境，可同時評估方案 E／GenCMS、香港託管及 On-site。Copilot 可支援合適的 Microsoft 365 工作，而另一條路線處理受控流程；兩邊都要列明資料及營運責任。
先做一個實用檢查
參考資料
- OpenAI — ChatGPT supported countries
- Anthropic — Supported Regions Policy
- Google — Gemini web app availability
- Microsoft — Microsoft 365 Copilot requirements
- DeepSeek — open-weight deployment documentation
- Qwen — official deployment documentation
- Alibaba Cloud — Model Studio regions and APIs
- PCPD — Artificial Intelligence guidance