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Microsoft 365 Copilot MVP：用 Word 起草一類固定建議書

Microsoft 365 Copilot 2026-08-23 10 分鐘閱讀

Microsoft 365 CopilotWord建議書 MVP

這個 Word Copilot MVP 只做一件事：根據一套已批准資料，起草一類重複建議書的第一稿。它不自動決定價格、不代替商務或法律審批，也不直接發給客戶；成功與否，要看第一稿時間是否下降，同時沒有增加事實與商業更正。

只選一類結構穩定的建議書

例如固定服務的初步方案，而不是每次都有全新技術、法律或採購條款的大型投標。先保存現有模板、完成第一稿所需時間與常見返工原因。MVP 只比較同一類文件，否則短簡介與複雜標書混在一起，任何平均數都沒有決策價值。

資料包可包括當前服務描述、標準範圍、已批准案例表述、公司簡介、寫作指引及適用條款。每份文件要有擁有人與版本日期，移走過期價格及不可重用的客戶內容。若資料來源互相矛盾，先由內容負責人處理，不要要求 Copilot 自行選一個答案。

要求第一稿使用指定章節與語氣，並只引用資料包。客戶背景、範圍、價格、時程、法律承諾或任何缺少的事實，一律用清楚 placeholder 標示。這比要求「寫得更有說服力」更可控，因為覆核人可以快速找到仍需補充的決策。

文件擁有人核對公司與服務事實，項目負責人核對範圍與交付，獲授權同事核對價格、條款與客戶承諾。Copilot 產生的流暢句子可能令人忽略錯誤，因此覆核清單應逐項對照來源，而不是只讀一次感覺是否自然。

記錄由收到完整輸入至可進入審批的時間、缺少章節、錯誤事實、需要重寫的段落、未標示的假設及覆核人是否接納。若第一稿更快但更正密度大幅增加，就應收窄資料包或改善提示，而不是把更多文件放進去。

四星期後只判斷這類建議書的第一稿是否值得保留。品牌語氣、報價生成、審批 workflow 與 CRM 自動帶入都是另外的 MVP，需要獨立資料與風險評估。把每個問題分開，才能知道 Copilot 真正改善了哪一步。

介面及要求核對日期：2026 年 8 月 27 日

Word 現行版本已把主要 Copilot 入口整合到文件右下角的 Dynamic Action Button；全球商用推出已於 2026 年 6 月完成。按鈕是否顯示仍取決於帳戶權益、更新通道、私隱設定及管理員政策。

準備已批准資料包

把現行服務描述、案例、寫作指引及條款放在使用者有權存取的 SharePoint 或 OneDrive 位置，移走過期價格及不可重用內容。
由右下角開啟 Copilot

在 Word 開啟目標文件，選右下角 Copilot Dynamic Action Button；Windows／網頁版亦可用 Alt + C 把焦點移到按鈕，所有平台可用 F6。
在右側面板加入指令與來源

在 Edit mode 說明受眾、章節、語氣及不可推斷資料，並用「/」加入使用者有權開啟的檔案、電郵或會議。每次最多可引用 20 項。
產生及微調第一稿

選 Generate 後，用 Keep it、Regenerate、Discard 或 fine tune 控制下一步；缺失的價格、時程及承諾保留為清楚 placeholder。
三重人手審批

內容擁有人、交付負責人及獲授權商務／法律覆核人逐項對照來源；未完成審批前，不得對客發送。

iGears 可協助整理資料包、提示、placeholder、覆核清單與四星期指標。實際授權、供應範圍與安排會在開始前確認。