選一個決定與責任都較清楚的定期會議
先用每週項目會議或營運檢討，避免董事會正式紀錄、紀律個案或只有即興討論的會議。參與者應知道 MVP 目的及相關錄製、轉錄安排。建立基準時保存現時由誰整理跟進、通常多久發出，以及過往有多少任務缺少負責人或期限。
在首次測試前固定行動清單格式
每一列只需要任務、負責人、期限、依據或備註四欄。沒有明確負責人或日期時，Copilot 應標示待確認，而不是自行補上。不要同時要求完整會議紀錄、情緒分析、摘要簡報或自動建立任務；那些都是不同 MVP，會令結果難以歸因。
確認會議與轉錄設定
Copilot 在會議中及會後可用的能力取決於產品設定、政策與是否有可用 transcript。開始前由 IT 與會議擁有人核對租戶政策、參與者通知、保存方式及誰可存取 recap。不要假設所有會議或所有使用者都會得到相同體驗。
由會議負責人逐項覆核才發放
覆核人要回看相關會議內容，確認任務確實被同意、姓名沒有混淆、期限不是由上下文猜出。未確認項目應回到參與者，而不是以肯定語氣發出。行動清單可支援跟進，但不應被描述為取代法定、合約或正式管治所需的會議紀錄。
量度速度、完整度與爭議
記錄由會議結束至清單發出的時間、人工更正數量、缺少負責人或期限的項目、參與者提出異議的次數，以及到下次會議前完成跟進的比例。若速度改善但爭議增加，MVP 並未成功；若問題主要源於會議沒有真正作決定，就先改善會議習慣。
四星期後只擴同一種會議模式
同一會議連續數次表現穩定，才把固定格式複製到性質相近的另一個會議。不要立即把它推到所有部門或接上自動派工。每次擴大都保留擁有人覆核、權限檢查與參與者回饋，確保工具支援責任，而不是模糊責任。
介面及要求核對日期：2026 年 8 月 27 日
Teams 行動清單：現行設定與操作步驟
這個流程只為一個由本機構主持的定期會議建立已覆核行動清單。會後分析需要可用 transcript；使用者亦要獲指派可使用 Teams 會議 Copilot 的授權，Intelligent recap 則可能另經 Teams Premium 提供。
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先核對租戶政策與參與者
由 IT 確認 Copilot、錄製、轉錄、保存及存取政策；會議擁有人向參與者說明 MVP、錄製或轉錄安排。
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啟用會中及會後使用
在 Meeting options 開啟「Copilot and other AI」，選「During and after」。若只選會中使用，會後 Recap 不會保留同等的 Copilot 歷史。
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讓會議明確講出責任
主持人要求每項行動清楚講出任務、負責人及期限；沒有決定的項目明確標示待確認。
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在 Recap 建立固定格式
會後由 meeting chat 進入 Recap；如租戶提供 Custom summary，可選 Create template，以「任務｜負責人｜期限｜依據」描述格式，再 Preview、Save and apply。
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人手核對才發佈
會議負責人用 transcript 或錄影逐項核對姓名、期限及決定，退回待確認項目，然後才發送行動清單及記錄更正。
先做一個實用檢查
- 免費 AI／流程項目規劃器：定義會議輸入、行動清單格式、覆核人與四星期指標。