只選一個政策家族及一個控制來源
可以由現行假期政策開始，但不要同時加入薪酬、紀律、員工個案與福利供應商資料。清走過期及重複文件，為每份政策標示擁有人、生效日期與覆核日期。若兩份文件對同一問題有不同說法，先由 HR 決定控制版本。
把 Agent 的範圍寫成可以拒絕的規則
Agent 只回答政策文字已有依據的一般問題，並提示來源位置；個人資格、例外批核、法律解釋及個案建議一律轉交 HR。設計好的拒絕不是失敗，而是讓使用者知道系統邊界。不要用一段「只供參考」聲明掩蓋實際上仍會回答越界問題。
先核對建立者與使用者權限
SharePoint Agent 會受現有存取與租戶設定影響。開始前應核對誰可建立或修改 Agent、誰可開啟來源文件、連結分享是否過闊，以及測試帳戶代表甚麼角色。現有權限可以被沿用，但若原本文件過度共享，Agent 並不會自動修正治理問題。
用三類問題測試
建立一組有明確答案的問題、一組需要澄清的模糊問題，以及一組必須拒絕或升級的越界問題。每題記錄答案、來源、是否引用現行版本、人工更正及升級去向。只用預先知道容易答的問題做 demo，不能證明 Agent 適合日常使用。
量度來源可追溯與升級質素
關鍵指標包括正確指向控制來源的比例、引用過期文件、錯誤回答、無答案、越界回答、HR 更正時間，以及使用者能否順利找到人工渠道。若大部分問題都需要個案判斷，Agent 應維持導航與政策查找角色，而不是被擴成決策工具。
擴大前先確認內容維護責任
四星期後，只有當政策擁有人能持續更新文件、權限測試通過、來源可追溯且升級流程有效，才加入下一個政策家族。增加員工資料、交易或審批屬另一個項目，必須重新評估權限、私隱、記錄與人手批准。
介面及要求核對日期：2026 年 8 月 27 日
SharePoint 政策 Agent：現行設定與操作步驟
建立自訂 SharePoint Agent 前，先用一個已整理的政策 library 或 folder 作唯一知識範圍。建立者需要相關網站的 Edit 權限，並要有適用的 Microsoft Copilot 授權或租戶已設定 SharePoint Agent pay-as-you-go。
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整理控制來源
只保留已批准現行政策，補上擁有人、生效日期及覆核日期，移走重複或過期版本。政策 MVP 不依賴 SharePoint List 資料。
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由文件庫建立自訂 Agent
在 modern SharePoint site 選 New > Agent，或在 document library 選 AI actions > Create an agent。可選 library、folder 或檔案作來源；最多 20 個 source items，而一個 library 或 folder 計一項。
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設定 Overview、Sources 及 Behavior
確認名稱及用途，選取已批准來源並啟用優先使用指定 knowledge sources；要求回答指出文件名稱與生效日期，沒有依據時明確說找不到。
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用三組問題及不同角色測試
分別測試清楚可答、含糊需澄清及越界需拒絕的問題，並用不同權限帳戶確認每人只取得原本可存取的內容。
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通過後才分享 .agent
確認答案、來源連結、拒絕及 HR 升級都合格後，才把自訂 .agent 分享給試用者；現成 site agent 不可編輯或分享，不適合作這個受控 MVP。
先做一個實用檢查
- 免費 AI／流程項目規劃器：定義政策庫、使用者、權限、可回答範圍、升級與指標。