香港公司電郵送達指南

最後更新：2026-10-24

香港機構應先從哪裡檢查？

職員郵箱、公司網站表格及推廣平台可能由不同供應商寄件。先列出各來源及負責人，再逐一對照實際退信、標頭與服務開通資料。這是一般排查情境，並非具名客戶個案。

Gmail 收唔到公司電郵或被拒收？SPF、DKIM、DMARC 檢查清單

先保留退信內容及實際郵件標頭，核對真正寄件服務的 SPF、DKIM 及 DMARC 對齊。只看到 DNS 有記錄並不足夠；p=none 亦不會阻止 Gmail 過濾或拒收。

1. 列出 example.org.hk 所有寄件來源，包括職員郵箱、網站表格及寄件平台。
2. SPF 列出獲准替網域寄件的伺服器，未列出的寄件來源會失敗。DKIM 由各寄件服務簽署；沒有簽署的服務便沒有 DKIM。DMARC 需要 SPF 或 DKIM 通過，且與 From 網域對齊。p=none 並不會阻止 Gmail 過濾或拒收。
3. 逐項比對郵件標頭的 Authentication-Results、From、Return-Path 及 DKIM d=，確認通過並對齊；保留 Gmail 退信原因。
4. Gmail 寄件要求適用於所有寄往 Gmail 的寄件者：所有寄件者須有 SPF 或 DKIM；大量寄件者須有 SPF、DKIM 及 DMARC；推廣及訂閱郵件亦須提供一鍵取消訂閱。

常見原因

網站伺服器直接寄件通常不在電郵供應商 SPF 內，也沒有 DKIM 簽署。另有新增寄件平台未完成驗證，或 From 與驗證網域不對齊。

何時尋求協助？

網站電郵應經機構電郵服務，或設有自己 DKIM 的交易電郵服務寄出。From 固定使用機構網域地址；訪客電郵放 Reply-To，切勿放 From。不要把共用網站伺服器加進 SPF。

記錄示例

以下僅供說明，不可直接複製至正式設定；請使用供應商為機構提供的值。

From: forms@example.org.hk
Reply-To: visitor@example.net
_dmarc.example.org.hk TXT "v=DMARC1; p=none"

參考資料

• Gmail sender guidelines

網站表格寄出的電郵入垃圾郵件？網站發信的正確設定

網站電郵應經機構電郵服務，或設有自己 DKIM 的交易電郵服務寄出。From 固定使用機構網域地址；訪客電郵放 Reply-To，切勿放 From。不要把共用網站伺服器加進 SPF。

1. 在測試環境發送表格郵件，記錄網站實際使用的寄件服務；檢查 From、Reply-To 及郵件標頭。
2. SPF 列出獲准替網域寄件的伺服器，未列出的寄件來源會失敗。DKIM 由各寄件服務簽署；沒有簽署的服務便沒有 DKIM。DMARC 需要 SPF 或 DKIM 通過，且與 From 網域對齊。p=none 並不會阻止 Gmail 過濾或拒收。
3. 網站電郵應經機構電郵服務，或設有自己 DKIM 的交易電郵服務寄出。From 固定使用機構網域地址；訪客電郵放 Reply-To，切勿放 From。不要把共用網站伺服器加進 SPF。
4. 用 example.org.hk 固定地址測試，確認該寄件服務的 DKIM 簽署及 DMARC 對齊，再核對收件結果。

常見原因

常見原因是網站主機直接寄件、未簽署 DKIM，或把訪客地址放在 From，造成驗證或對齊失敗。

何時尋求協助？

如需改網站程式、SMTP 或交易電郵整合，請找網站開發人員配合電郵供應商；iGears 可檢查並另行報價修正。

記錄示例

以下僅供說明，不可直接複製至正式設定；請使用供應商為機構提供的值。

From: forms@example.org.hk
Reply-To: visitor@example.net
DKIM-Signature: ... d=example.org.hk; s=website; ...

參考資料

• Gmail sender guidelines

Microsoft 365 電郵設定檢查：SPF、DKIM、DMARC 與送達

Microsoft 365 郵箱能寄件，不代表網站及其他平台都使用相同寄件路徑。先列出所有服務，再核對每一個來源的 SPF、DKIM 及 From 對齊。

1. 從 Microsoft 365 寄一封測試郵件，保存郵件標頭及任何退信；記下 example.org.hk 的 From 地址。
2. 按 Microsoft 365 提供的實際值核對 SPF 及 DKIM 記錄；不要直接複製另一租戶的 DKIM 值。
3. SPF 列出獲准替網域寄件的伺服器，未列出的寄件來源會失敗。DKIM 由各寄件服務簽署；沒有簽署的服務便沒有 DKIM。DMARC 需要 SPF 或 DKIM 通過，且與 From 網域對齊。p=none 並不會阻止 Gmail 過濾或拒收。
4. 再測試網站及其他寄件平台，分開記錄結果；唯讀檢視或螢幕分享即可開始診斷。

常見原因

常見情況是只設定郵箱服務，忽略網站寄件來源；或 DKIM 尚未簽署、DMARC 與 From 未對齊。

何時尋求協助？

如無權限或無法辨認寄件來源，請現有 IT 公司協助授予臨時 Global Reader 或安排螢幕分享；不要分享密碼。

記錄示例

以下僅供說明，不可直接複製至正式設定；請使用供應商為機構提供的值。

From: support@example.org.hk
_dmarc.example.org.hk TXT "v=DMARC1; p=none"

參考資料

• Microsoft email authentication

Google Postmaster Tools 點樣用？可以睇到同睇唔到的資料

先用 DNS TXT 驗證網域，才可查看 Google Postmaster Tools。資料只在 Gmail 流量足夠時顯示；空白或 0% 不能單獨證明聲譽好壞或郵件進入收件匣。

1. 新增 example.org.hk，將工具提供的驗證 TXT 值交由有 DNS 權限的人加入；不要複製示例 token。
2. 完成驗證後，查看合規狀態、垃圾郵件率、驗證、加密及傳送錯誤。
3. 按日期及足夠的 Gmail 流量核對資料。依目前可用的合規、驗證、傳送錯誤及聲譽圖表判讀；圖表通常並非即時更新。
4. 將圖表與實際退信及郵件標頭一起看；被拒收的郵件未到收件匣，0% 用戶回報垃圾郵件不能證明進入收件匣。

常見原因

看不到資料可能是 Gmail 流量不足或圖表尚未更新；空白或 0% 垃圾郵件率不能單獨證明聲譽或送達情況。

何時尋求協助？

如無法完成 DNS 驗證或解讀退信，請 DNS 管理員及電郵供應商一同核對。免費診斷只在獲授權後查看資料。

記錄示例

以下僅供說明，不可直接複製至正式設定；請使用供應商為機構提供的值。

example.org.hk TXT "google-site-verification=EXAMPLE_TOKEN_DO_NOT_COPY"

參考資料

• Google Postmaster Tools
• Postmaster Tools dashboards