Invoice／單據處理
由供應商 invoice、收據、付款相關文件中擷取欄位，減少逐張人手輸入同抄錯；可先對齊會計或採購慣用欄位，再配合 review。
金額／日期／供應商／編號可交 review 或會計流程
AI 文件處理
AI 文件處理：OCR、擷取與流程交接
重點唔係「AI 好勁」，而係幫團隊將分散文件整理成可處理、可覆核、可交接嘅流程：由 intake → OCR／extraction → 分類 → review → handoff／入系統。
文件可以由電郵、上載、表單、掃描件、WhatsApp 相片／截圖等多種來源進入；先做 OCR 同資料擷取（extraction），再做文件分類（classification），然後進入 review workflow，最後才 handoff 到 ERP、CRM 或內部流程。目標係減少人手搬運、重覆輸入、分散交接同資料錯漏，而唔係追求零人工。
- 多來源 intake：email、upload、表單、掃描、即時通訊附件等，先匯入同一套前處理節奏。
- OCR／extraction／classification 之後先進入 review；關鍵位由同事把關，再決定 handoff 或入系統。
- 可按現況銜接 ERP、CRM、internal workflow 或審批線，由單一流程 pilot，再逐步擴展。
支援的文件類型
常見文件處理類型
invoice、表單、合約、申請文件、內部行政文件都可以分階段納入；重點係先揀一類最常重覆、最影響交接嘅文件做起，再按審批線同系統現況擴展。
表單接收與初步整理
將申請表、登記表、內部提交表單做 intake：先做欄位擷取同基本檢查，再分流到補件、審批或建檔，唔使靠散落訊息逐格追。
欄位擷取缺漏檢查／分流
合約與文件分類
將唔同類型文件先分類，再決定後續處理路徑；適合合約、報價單、證明文件等，令「邊類交邊個部門」有清楚規則，唔靠個人記憶。
合約／報價／證明文件按類型進入唔同 workflow
資料擷取與交接
將整理後嘅資料交回 ERP、CRM 或部門流程，handoff 有紀錄、有狀態；先打通最常卡住嘅一兩個交接點，再逐步加闊範圍。
handoff 有紀錄減少重覆輸入
Before / After
文件唔係問題，分散接收同交接混亂先係問題
文件處理往往唔係單一步驟；常見痛點係來源分散、資料重覆輸入、分類標準唔一致、交接靠訊息逐件追。導入 AI 文件處理後，可以先將前處理、分流同紀錄做好，再進入 review 同系統輸入，令流程較易管理同擴展。
減少重覆輸入保留人工把關更易交接到後續流程
| 流程環節 | 傳統做法 | 導入後 | 改善重點 |
|---|---|---|---|
| 文件接收 | 由電郵、WhatsApp、共享資料夾等逐一打開處理，易漏、易重覆 | 集中進入 intake 入口，並有基本紀錄同排序 | 減少漏單、減少來回追問、方便交接 |
| OCR／資料擷取 | 逐份人手抄欄位，易錯、版本唔清 | OCR／extraction 先出可校對草稿，再進入 review | 同事集中覆核關鍵位，唔係由零開始打 |
| 文件分類 | 靠個人經驗判斷，標準唔一致 | 按規則或 AI 輔助 classification，再 routing | 模糊個案仍交人手確認，規則可逐步調整 |
| review／核對 | 靠口頭或訊息，難追溯、責任唔清 | 在固定 workflow 內標示待覆核項目同版本 | 責任、紀錄同版本較易追 |
| handoff／系統輸入 | 以電郵轉寄，狀態唔清、易重覆入數 | 通知＋handoff 到指定系統、工單或 ERP／CRM | 減少「究竟入咗未」嘅跨部門追問 |
減少重覆輸入保留人工把關更易交接到後續流程
實際定位
唔追求零人工，而係整理好前處理同交接
我哋唔會用「全面智能化」呢類空泛字眼代替落地安排。價值在於先處理最重覆、最易錯、最影響交接嘅部分，令文件流程可交接、可擴充，之後亦較易監控同檢討成效。
先處理最重覆的步驟
OCR、欄位擷取、初步分類呢啲重覆工序，往往先佔晒同事時間；優先用規則同半自動化處理，比起一開始追求「全自動」更容易落地，亦較易量度成效。
補充：可先由每日固定流入嘅單據或表單做起，驗證欄位準確度同例外處理方式，再決定擴展範圍。
保留 review workflow
涉及財務、合約、申請資料等內容，重要資料仍應由同事核對後先進入下一步；系統協助標記同排程，但責任歸屬同覆核線要同貴公司政策對齊。
補充：例外個案、金額異常或條款版本唔清，可一律進入固定覆核路徑，唔靠私人訊息逐件傾。
配合現有系統與部門運作
可按現況接 ERP、CRM、內部表單、approval 流程或部門交接；唔一定需要一次過重建整套系統，多數會由最重要嘅一兩個交接點開始打通。
補充：handoff 到 workflow automation 或 ticket 時，狀態同通知可以同貴公司慣用做法對齊，減少「系統有資料但流程唔跟」嘅情況。
FAQ
AI 文件處理常見問題
唔一定。文件量多固然較易量度節省時間，但更值得睇嘅係：流程係咪重覆、係咪多人交接、係咪經常出現重覆輸入同錯漏。
只要符合以上情況，即使每日處理量中等，都可以由單一文件類型或單一入口試行，再決定是否擴展。
未必。涉及財務、合約、申請資料等內容，實務上多數會保留 review workflow，尤其關鍵欄位、合規要求或內容模糊嘅個案。
目標係減少無謂重覆輸入同交接混亂，而唔係以「零人工」作招徕。
可以按需要討論接駁 ERP、CRM、內部系統、approval 流程、工單或 API；深度視乎權限、資料欄位同變更節奏。
實務上通常會先打通最重要嘅一兩個交接點，驗證可行再逐步擴充，避免一開始就假設要改晒所有系統。
唔限於發票或表單。合約、申請文件、內部行政文件、證明文件等，只要流程相對可描述，都可以分階段納入。
起點多數係「邊類文件最影響營運」同「邊條審批線最想減少來回追問」，而唔係單一格式。
可以視乎資料敏感度、內部政策同 IT 架構討論，包括雲端、專用環境（private environment）或 on-prem 等受控做法。
具體方案要同貴司 IT、合規及維運安排一齊對齊；亦可參考我哋「私有化／On-prem AI Agent」頁面嘅治理討論框架。
下一步
想先由最花時間的文件流程開始整理？
唔一定由大系統開始。可先揀最常重覆嘅一步，例如 invoice intake、表單整理、文件分類或 handoff；再按情況延伸到 workflow automation，或同我哋討論受控環境／on-prem 安排。