行業
行政 / 物流 / 專業服務
這類流程在不同規模的企業及機構中相當常見，我們通常會按實際運作方式調整系統設計，而非套用固定模板。
背景
常見業務背景
文件種類多、處理人手不一時，前線往往需要憑記憶判斷下一步，管理層亦難以掌握積壓與例外個案。
問題
常見流程問題
- 文件與資料分散在多個資料夾或信箱
- 狀態與責任人不清晰
- 重覆輸入同類資料
- 難以追溯處理歷程
方向
建議系統方向
以統一提交入口與分類規則為基礎，配合覆核與分派；可按需要加入 OCR 或欄位擷取，再與後續 Workflow 銜接。
功能
可包含的功能
- 文件上傳
- 分類與 routing 規則
- 人工覆核介面
- 工作分派
- 狀態追蹤
- 通知
- 與儲存／ERP 銜接
適用
適合哪些情況
- 文件與附件量大、處理步驟長
- 需多人分工覆核與跨部門交接
推行
可如何分階段推行
實際範圍可按優先次序調整；以下為常見分階段思路。
1
第一階段
提交入口、基本分類與紀錄。
2
第二階段
覆核、分派、通知與權限。
3
第三階段
OCR／擷取、報表與對外系統整合。